Ein großes norddeutsches Unternehmen aus dem Medienbereich beauftragte „Strukturgeber“ Marc Schmidt. Warum? Wir fragten die Leitung der  Personalentwicklung  

Aus Ihrer Sicht als Personalentwickler: Worin sehen Sie die zentrale Herausforderung, um heute im Medienbereich erfolgreich zu sein?

Aktuell in der Crossmedialität und im Konkurrenzdruck mit anderen Medienunternehmen. Dadurch haben wir ein hohes Kostenbewusstsein, was sich auch auf die Arbeit auswirkt. Das kann mit Arbeitsverdichtung und hat oft mit Optimierungs- bzw. Umstrukturierungsthemen zu tun. Unsere Mitarbeitenden sind regelmäßig gefordert, sich neu zu strukturieren, ihre Zeitplanung zu optimieren. Da passt ein ‚Strukturgeber’ natürlich toll ins Konzept, weil alles möglichst effizient laufen soll.

Wenn Sie an Strukturgeber Marc Schmidt denken, was kommt Ihnen da spontan in den Sinn?

Hamburger Jung, nordische Schnute, außergewöhnlich sympathisch. Herr Schmidt ist hier im Haus bei Mitarbeitenden in völlig unterschiedlichen Positionen wirklich unglaublich gut angekommen. Er überzeugt Menschen mit seiner Art und unterstützt uns hervorragend. Was ihn auszeichnet ist seine Haltung als Berater, Coach und Strukturgeber. Man hat einfach das Gefühl, bei ihm in guten Händen zu sein. Er ist ja auch selber Selfmade-Unternehmer, hat also von der Pike auf alles gemacht. Das ist schon sehr beeindruckend.

Einzelne Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen werden von ‚Strukturgeber’ Schmidt unterstützt. Dessen Betreuungsschwerpunkte sind ja Organisation, Führung und Zeitplanung. Was war bei Ihnen der Anlass, Herrn Schmidt zu beauftragen?

Im Vordergrund standen die Arbeitsstrukturen. Also in Eins-zu-eins-Situationen regelmäßig zu schauen, ist der Mitarbeiter mit seinem gesamten Portfolio an Tätigkeiten, Aufgaben, Schwerpunkten, Strukturen und auch Schnittstellen gut aufgestellt oder lassen sich Verbesserungen z.B. in der Zeitplanung erzielen. Da ist der Strukturgeber wirklich ausgezeichnet.

Wie viele Coachings haben bislang stattgefunden?

Er hat hier bisher mit 10 Personen gearbeitet und es waren jeweils drei bis acht Treffen. Der erste Termin füllt fast immer einen ganzen Tag aus. Da gewinnt Herr Schmidt erst einmal Übersicht, womit sich die betreffende Person in ihrem Bereich überhaupt beschäftigt.

Und in welchen Abteilungen sind die in Zeitplanung gecoachten Mitarbeiter tätig?

Zum Beispiel jemand, der für Sonderaufgaben zuständig ist, oder die Assistenz eines Bereichsleiters. Also keine leichten Aufgaben. Durchaus Positionen, wo Überblick, Konzentrationsfähigkeit, Prioritätensetzung und gute Strukturen sehr wichtig sind.

Können Sie Arbeitsabläufe benennen, in denen Herr Schmidt aktiv wurde?

Ein Beispiel: Wir haben einen Referenten, der zu uns kam und einen neuen Arbeitsbereich komplett neu aufzubauen. Mit internen und externen Schnittstellen, der entsprechenden Kommunikation, inklusive Berichtswesen und natürlich auch mit entsprechenden Eigenstrukturen, um diesen Bereich überhaupt gut managen zu können. Prioritäten im Blick behalten, Deadlines setzen, Zeitplanung, da war Herr Schmidt gefragt. Und dann wird natürlich darüber gesprochen, was die besten Ordnungsstrategien sind, um sich zu organisieren. Manche Mitarbeitende sind nicht so die ‚Outlook-Füchse’, andere sind total technik-affin, ertragen dafür aber keine To-do-Liste. Deswegen sind diese Eins-zu-eins-Situationen so wichtig. Jeder bekommt das, was er braucht.

Was verändert sich durch die Coachings von Herrn Schmidt?

In Zeiten der totalen Arbeitsverdichtung kennt es ja jeder, dass man sich manchmal in Themen verzettelt und der Schreibtisch proppenvoll ist. Herr Schmidt hilft manch verzweifeltem Geist wieder Übersicht zu erlangen. Er zeigt, wie man sich besser in Outlook organisiert, wie man seinen Schreibtisch unter Kontrolle kriegt, wie man an alle Termine denkt. Dazu bringt er Strategien mit, also auch Werkzeuge und Software-Ideen. Wenn Herr Schmidt da war, ist einem eine Last von der Seele genommen und ein Stein vom Herzen gefallen, weil endlich Ordnung statt Chaos herrscht. In Folgeterminen wird dann nachjustiert oder auch kontrolliert. Ist die Ordnerstruktur vernünftig angelegt, die Ablage richtig organisiert? Klappt das System wie besprochen oder muss man sich ein bisschen umorientieren? Immer so, das der Klient am Ende sagen kann, jetzt passt es für mich, damit möchte ich jetzt auch arbeiten und weitergehen…’. Herr Schmidt überfordert niemanden, ist menschlich statt oberlehrerhaft, alles ist absolut bedarfsorientiert. Und dementsprechend positiv fallen dann auch die Reaktionen unserer Mitarbeiter aus.

Unterm Strich: Wie schätzen Sie bislang die von Herr Schmidt erzielten Ergebnisse in der Zeitplanung ein?

Als sehr erfolgreich und sehr nachhaltig. Selbst bei der ersten Person, die Herr Schmidt gecoacht hatte, ist noch heute eine enorme Zufriedenheit zu spüren. Die Zeitplanung-Systeme, die Herr Schmidt mitbringt funktionieren. Nicht mehr mit Bauchschmerzen zur Arbeit kommen. Statt Wahnsinn einen geordneten Schreitisch vorfinden. Alles ist strukturierter. Oft geht es ja um eine Reduzierung von 130 auf 100 Prozent, man kommt endlich mal pünktlich raus. Man hat seine Prozesse, jeder findet alles was er sucht sofort wieder. Ist mal jemand krank, sind die anderen natürlich froh, wenn auch sie wissen, wo was liegt, bzw. zu finden ist. Und selbstverständlich profitiert auch die Geschäftsführung von optimierten Prozessen und optimaler Zeitplanung.

Vielen Dank für das Gespräch!