Wie Sie durch kleine Änderungen Zeitdiebe in ihre Grenzen weisen. Und ob Sie nicht vielleicht selber auch ein Zeitdieb sind.

Eine Grundregel im Zeitmanagement lautet: Gleichartige Arbeiten zusammenfassen, hintereinander und ohne Unterbrechungen abarbeiten.

In der Praxis ist dies schwer umsetzbar, da an allen Ecken Zeitdiebe oder auch Zeitfresser im Büro warten. Als Zeitdiebe bezeichnen wir Menschen, die andere immer wieder bei der Arbeit unterbrechen oder ganz davon abhalten.

Als Zeitfresser im Büro bezeichne ich die Tätigkeiten, deren Nutzen für die dafür aufzuwendende Zeit gering ist und sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Das Papier staut sich im Kopierer, Einstellungen an der Software müssen vorgenommen werden – nur, meist kann man sich nicht mehr erinnern an welcher Stelle…

Zeitfresser und Zeitdiebe gibt es sicherlich so viele, wie der Tag Sekunden hat. Auf jeden Fall sind sie eher hinderlich, wenn Sie produktiver arbeiten wollen.

Durch das Eliminieren der Zeitdiebe produktiver werden

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern unterbrechungsfreies Arbeiten und Sie steigern alleine durch diese Maßnahme die Produktivität. So z.B. in dem die Bürotür auch mal geschlossen werden kann, sich beim Telefondienst abgewechselt wird, usw.

Trotz Zeitfressern die Effektivität verbessern?

Bei unnötigen Tätigkeiten hat es sich bewährt, sicher zu stellen, dass die Abarbeitung so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt. So z.B. durch ausgedruckte Screenshots, die Sie daran erinnern, wo was in Ihrer Software eingestellt werden muss. Durch einen festen Mitarbeiter, der sich um den Papierstau kümmert und dem alle Klappen und Öffnungen am Kopierer bestens vertraut sind.

Chefs sind oft die größten Zeitfresser im Büro

Nach meiner Erfahrung sind übrigens Chefs und Vorgesetzte die größten Zeitdiebe für ihre Mitarbeiter. Warum? Nun, meist wollen wir auf alles sofort eine Antwort. Eine Idee wird verkündet und die zeitnahe Umsetzung durch die eigenen Mitarbeiter nicht direkt gefordert. Aber es wird von Seiten des Chefs schon begrüßt, wenn es nicht allzu lange dauert. Denken Sie einmal darüber nach, wie einfach Sie als Chef die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verbessern können.

Marc Schmidt