Führt eine Clean Desk Policy zu mehr Ordnung auf dem Schreibtisch?

Foto Clean DeskIch mag ja diese Anglizismen nicht so gerne, aber ich werde immer wieder danach gefragt: Was bringt eine Clean Desk Policy? Daher schreibe ich heute über Volltischler und Leertischler…

Was ist das? Die Clean Desk Policy besagt, dass spätestens zum Feierabend Ordnung auf dem Schreibtisch herrscht. So dass mich am nächsten Tag ein herrlich aufgeräumter Schreibtisch erwartet. Über dieses Thema wird immer wieder heiß und innig diskutiert. Ich kann’s nicht verstehen, wie man darüber noch diskutieren kann. Oder wie man überhaupt anders arbeiten kann. Die Vorteile sind einfach so immens.

Ich gebe zu, dass ich einige Jahre gebraucht habe, täglich einen Clean Desk vorzufinden. Doch mittlerweile habe ich mein System so perfektioniert, dass es mich keinerlei Mühen mehr kostet. Und ich suche – zumindest im Büro – so gut wie nie etwas.

Wie funktioniert eine Clean Desk Policy?

Ordnung auf dem Schreibtisch funktioniert nur, wenn ich für die wiederkehrenden Vorgänge und Akten ein festes System habe. Warum?

Ganz einfach: Stapel entstehen immer dann, wenn ich mich frage, was ich jetzt mit diesem Zettel machen soll. Wenn ich das nicht beantworten kann, lege ich den Zettel irgendwo auf den Schreibtisch. Und dann später noch einen Zettel und noch einen. Dann habe ich einen Stapel und bald darauf einen weiteren Stapel.

Selbstverständlich weiß ich bei der Stapelablage immer gaaanz genau, wo welcher Zettel sich versteckt. Das Genie überblickt das Chaos. Ordnung braucht nur der Dumme, hat schon Einstein gesagt. Ja ja…

Ihre Zettel, Notizen, Akten und die superwichtigen Infozettel vom Pizzadienst benötigen also einen festen Platz, wo Sie lagern können bis sie wieder gebraucht werden. Dann müssen Sie auch nicht suchen. Das umzusetzen ist zu Beginn nicht ganz einfach. Denn Sie können ja nicht für jeden Zettel einen Ordner anlegen, das ist richtig. Aber es gibt Möglichkeiten.

Was Sie noch benötigen, damit Clean Desk funktioniert? Ein wenig Disziplin zu Beginn, aber dazu gleich mehr.

Steigert eine Clean Desk Policy die Effizienz?

Darauf können Sie wetten! Ich weiß nicht, wie Sie das sehen, aber stellen Sie sich Folgendes vor: Sie stehen bei McDonald’s in der Schlange und warten auf Ihr – manche nennen es – Essen. Der Laden wieder brechend voll und nun fangen die Mitarbeiter mit der Suche nach Getränkebechern an.

Oft hört man in Unternehmen die Aussage: „Es dauert ja nur 1 Minute, dann hab ich‘s doch.“ So gewissenhaft, engagiert und fleißig viele Menschen arbeiten – die Zeiteinschätzung läuft häufig schief.

Rechnen Sie einmal aus, wie viele Stunden im Monat zusammenkommen, wenn Sie nur jede Viertelstunde 1 Minute einsparen? Na gut, rechnen Sie’s nicht. Ich hab’s schon getan: Bei einer 40-Stunden-Woche sind es jeden Monat über 10 Stunden, die Sie einsparen würden!

Abgesehen von McDonalds – welche Branchen gibt es noch, denen wir wenig Verständnis entgegenbringen, wenn der Arbeitsplatz nicht einer gewissen Ordnung folgt:

  • Dem Arzt bei Ihrer OP
  • Dem Piloten auf Ihrer Rückreise
  • Die Feuerwehr vor Ihrer Haustür
  • Dem Bankberater hinsichtlich Ihres Kontostands

Wenn diese Personen sich erstmal mit Suchen statt Abarbeiten beschäftigen…? Ok, soweit verständlich, welchen Nutzen geordnete Arbeitsplätze haben.

Warum aber soll eine Clean Desk Policy dabei helfen?

Eine gute Frage! Weil keiner von uns von heute auf morgen zum Leertischler wird. Wir alle haben Gewohnheiten und die müssten wir ändern, wenn wir Leertischler werden wollen. Aber Gewohnheiten ändern wir nicht von heute auf morgen oder weil Sie gerade diesen Artikel gelesen haben.

Zu Beginn einer Veränderung bedarf es daher etwas Disziplin. Und dazu sind Regeln hervorragend geeignet. Wenn Sie also eine Clean Desk Policy im Unternehmen beachten müssen, hilft Ihnen diese, kurz vor Feierabend noch einmal das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen und Ihre Dokumente abzulegen. Und Sie werden erstaunt sein, wie schnell so ein täglicher Clean up geht.

Fast hätte ich es vergessen: Umso kleiner Ihre Arbeitsfläche ist, umso schneller sind Sie mit dem Clean up fertig. Auch logisch, oder? Ein kleiner Keller ist schneller aufgeräumt als ein großer… Viele meiner Kunden arbeiten mit viel zu großen Schreibtischen.

Ein wenig Disziplin, feste Ablageorte für Ihre Akten und Notizen – und schon sind Sie auf dem besten Wege vom Volltischler zum Leertischler.

Fazit zur Clean Desk Policy

  • Clean Desk steigert die Effizienz erheblich
  • Sie benötigen ein System, an dem alles seinen Platz hat
  • Lieber eine kleinere als eine zu große Arbeitsfläche
  • Eine Policy unterstützt Sie anfangs bei der nötigen Disziplin

Also, legen Sie los! Es spricht vieles dafür und nur wenig dagegen. Und falls Sie es alleine nicht schaffen: Sie wissen ja, wo Sie Unterstützung finden!

Viel Erfolg!

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Über den Strukturgeber

Clean Desk - gelebte Praxis beim StrukturgeberMarc Schmidt – Gründer, erfolgreicher Unternehmer und heute Berater in Hamburg. Trainiert Unternehmer und Führungskräfte in Fragen effektiver Unternehmensführung. Mit Voll- und Leertischlern kennt er sich bestens aus. Clean Desk ist heute bei ihm  gelebte Praxis. Er unterstützt Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmer dabei, sich optimal zu organisieren.

Marc Schmidt