Effizientes Projektmanagement – für bessere Ergebnisse

Einer meiner Kunden berichtet an dieser Stelle, wie wir ihn dabei unterstützen, sein effizientes Projektmanagement weiter zu verbessern. Und wie er als Unternehmer seine Mitarbeiter coachen kann. Ein Ziel war z.B. das intensivere Delegieren von Aufgaben an die Fachleute im Unternehmen. Statt die Aufgaben immer selbst zu übernehmen.

Eine Kölner Kommunikationsagentur erbringt für ihre Kunden attraktive Kommunikationsleistungen. Das Angebot reicht von der gedruckten Broschüre bis zur kompletten Kommunikationskampagne inklusive Internetpräsenz. Der Geschäftsführer steuert ein festes Mitarbeiterteam, ergänzt um Freiberufler, deren Leistungen er bedarfsgerecht abruft. Seinen Kunden verspricht er effizientes Projektmanagement bei gleichbleibend hoher Qualität“. Vor einigen Monaten beauftragte der Unternehmer den „Strukturgeber“ Marc Schmidt. Warum?

Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie?

Im Moment sieben, eine Mischung aus Grafikdesignern und Beratern.

Worin besteht für Sie die größte Herausforderung, um am kurzlebigen und kreativ-dynamischen Kommunikationsmarkt erfolgreich arbeiten zu können?

Darin, die zeitlich schwer kalkulierbare Kreativität wirtschaftlich zu bekommen. Der Kunde verlässt sich ja schließlich auf unsere Kalkulation. Da können wir nicht einfach mehr abrechnen, auch wenn es länger gedauert hat.

Die Betreuungsschwerpunkte von Marc Schmidt sind Organisation, Führung und Zeitmanagement. Was war Ihr konkreter Anlass, ihn zu beauftragen?

Die Firma war an einem Punkt angelangt, wo ich inhaltlich gar nicht mehr alles wissen und entscheiden konnte. Dennoch lief fast alles über meinen Schreibtisch. Es galt also, eine Struktur reinzubekommen, die diesen Zustand ändert. Letztendlich ging es bei mir wohl auch um das berühmte Thema ‚Delegieren von Aufgaben’ und vor allem ‘richtig delegieren’. Die offene Frage war also, wie kann ich meinen Mitarbeitern Aufgaben delegieren, so dass das Ergebnis meinen Vorstellungen, beziehungsweise denen unserer Kunden möglichst genau entspricht.

Können Sie wichtige Arbeitsabläufe benennen, die sich bei Ihnen durch das Coaching von Herrn Schmidt dauerhaft verändert haben?

Wir haben zunächst die vorhandenen Mitarbeiter daraufhin analysiert, welche Aufgabenbereiche der Einzelne eigentlich übernehmen soll. Also, wie sieht das jeweilige Stellenprofil aus und inwieweit wird es schon erfüllt? Und: Inwieweit kann ich die einzelnen Mitarbeiter coachen, ihr Profil noch besser auszufüllen? Ansonsten ging es Herrn Schmidt bei uns vor allem darum, eine eindeutige und klare Struktur von oben nach unten reinzubringen. Beispiel: Dieser Mitarbeiter arbeitet nur dieser und jener Person zu, wer darf an wen Aufgaben delegieren usw. Das setzen wir jetzt nach und nach um, auch, um die Wichtigkeit und Zuordnung interner Aufträge schnell und eindeutig zu klären.

Wie viele Treffen haben bislang stattgefunden?

Wir hatten zunächst im letzten Oktober ein eineinhalbtägiges persönliches Treffen hier in Köln, so eine Art Bestandsaufnahme. Anschließend hat Herr Schmidt konzeptionelle Möglichkeiten vorgestellt, verbunden mit der Diskussion, was ich für unseren Bedarf als passend empfinde. Das zentrale Ergebnis war eine überschaubare Liste mit Punkten, die wir nach und nach abarbeiten. Später folgten dann noch zwei Telefontermine. Darin haben wir bestimmte Vorgehensweisen vereinbart, die jeweiligen Fortschritte abgeklärt und definiert, welche Ziele wir als nächstes angehen.

Und in welcher Weise ist Ihr Team beteiligt bzw. eingebunden?

Die ersten Schritte haben ja nur Herr Schmidt und ich ausgearbeitet. Aber ich habe allen Mitarbeitern von Anfang an gesagt, wer Herr Schmidt ist, was er hier macht und dass niemand um seinen Arbeitsplatz zu fürchten braucht. Wir werden jetzt offen über die To-do-Liste und das Prinzip der Stellenbeschreibung sprechen, also was tut der Einzelne und was soll er tun. Auf Projektleiterebene habe ich einen Kollegen, der auf 50 bis 60 Wochenstunden kommt. Da haben er und ich natürlich Interesse, diese Zahl wieder auf ein normales Maß zurückzufahren. Überstunden sollen ja nicht zur Regel werden.

Geht es um -zig Detailmaßnahmen oder vermittelt Herr Schmidt eher eine Art „Masterplan“?

Sowohl als auch. Er prüft halt den konkreten und dringlichsten Handlungsbedarf ab und gibt Empfehlungen. Zum Beispiel die zur Einstellung einer Geschäftsführungsassistenz, die mich von administrativen Aufgaben entlastet. Zu so jemandem muss ich natürlich auch ein entsprechendes Vertrauensverhältnis haben. Bei der Suche nach der bestgeeigneten Person unterstützt mich Herr Schmidt auch.

Haben Sie einen Zeitrahmen für den Einsatz von Herrn Schmidt abgesteckt?

Haben wir nicht. Vieles dauert ja letztlich doch etwas länger, als man es sich anfangs vorstellt.

Wie geht Strukturgeber Schmidt mit bereits funktionierenden Abläufen und Strukturen um?

Sehr flexibel, und das gefällt mir. Er bietet Konzepte an, drängt mich aber zu gar nichts.

Können Sie derzeit schon eine Arbeitszeiteinsparung feststellen?

Im Moment noch nicht. Wir schaffen ja jetzt gerade die Grundlagen dafür, spürbar effizienter zu werden z.B. durch das Delegieren von Aufgaben an die jeweiligen Spezialisten. Aber ich erkenne zusehends besser, was machbar ist und wo ich hin möchte. Und da sollten wir noch in diesem Jahr ankommen.

Und wie hat sich Ihr persönlicher Stressfaktor entwickelt?

Für echte Veränderungen ist es auch da noch zu früh. Ich glaube aber, dass die neu einzustellende Assistenz diesbezüglich viel bewirken wird. Aber stellen Sie mir die Frage doch einfach noch mal in einem halben Jahr!

Vielen Dank für Ihre ehrlichen Antworten!