Einer meiner langjährigen Kunden berichtet an dieser Stelle, wie wir durch effizientes Arbeiten im Büro und ganz einfachen Dingen – wie z.B. Outlook organisieren – den Stress im Büro abbauen konnten.

Mit seinem Unternehmen berät der erfahrene Finanz- und Versicherungsmakler zusammen mit seinem Team Privatpersonen und Unternehmen in allen Bereichen der Finanzplanung und Risikovorsorge. Reibungslos ineinandergreifende Arbeitsprozesse sind durch die vielschichtigen Beratungs- und Produktleistungen sowie den hohen Aktualisierungsdruck in dieser Branche unverzichtbar. Geschäftsführer N. beauftragte „Strukturgeber“ Marc Schmidt. Warum?

Herr N., wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie?

Mit Auszubildenden sind wir 15.

Worin sehen Sie die größte Herausforderung, um heutzutage als Makler für Finanz- und Versicherungsprodukte wirtschaftlich erfolgreich zu sein?

Ich muss am Puls der Zeit bleiben, muss aktuelle Veränderungen am Finanzmarkt zeitnah umsetzen, um meine Kunden seriös beraten zu können. Weil die Beratungen natürlich viel Zeit in Anspruch nehmen, stellt es eine echte Herausforderung dar, die internen Abläufe im Backoffice sauber aufzubauen und zu koordinieren.

Die Betreuungsschwerpunkte von „Strukturgeber“ Marc Schmidt sind Büroorganisation, Führung und Zeitmanagement. Was war Ihr konkreter Anlass, ihn zu beauftragen?

Das Unternehmen und mein Kundenstamm sind seit der Gründung 1996 immens schnell gewachsen. Da konnte, trotz ebenfalls wachsenden Personalstammes, die Büroorganisation nicht mithalten. Wenn’s irgendwo gebrannt hat, war ich zur Stelle. Als ich bei circa 80 Wochenstunden angelangt war und mir jegliche Zeit für Familie und Freizeit fehlte, merkte ich, dass es so nicht weitergeht. Ich habe verschiedene Unternehmensberatungen beauftragt und dabei sinnlos viel Geld für Powerpoint-Präsentationen statt für konkrete Umsetzungshilfen ausgegeben. Ich habe dann einen Büroleiter eingestellt, aber auch dem fehlte die klare Führung. Zeitgleich war ich im damaligen Unternehmen von Herrn Schmidt als Rentenberater tätig und bekam da schon mit, wie gut er die Organisation in seinem Betrieb im Griff hatte. Als er dann als freier Unternehmensberater begann, wurde ich sein erster Mandant.

Und worin bestand sein Auftrag bei Ihnen?

Die Frage, die es zu beantworten galt, lautete: Wie organisiere ich mein Büro? Alles sollte schneller und vor allem sicherer funktionieren. Und es sollte nichts weg- oder weitergeschoben werden. Natürlich habe ich vorher auch alle wirklich wichtigen Vorgänge geprüft, aber dadurch hatte ich ja noch mehr Stress. Marc Schmidt sollte also, ohne konkrete Vorgaben, die Büroorganisation verbessern und die Prozesse optimieren.

Welche Arbeitsabläufe haben sich bei Ihnen durch das Coaching von Herrn Schmidt dauerhaft verändert?

Fast alle. Der erste Schritt war vor etwa 15 Monaten ein eintägiges persönliches Coaching. Marc Schmidt hat sich mein Büro und die Organisation am Arbeitsplatz angeguckt. Natürlich hatte ich für alles meine separaten Stapel, schon aus Sorge, etwas zu vergessen. Da begann der Aha-Effekt. Innerhalb von acht Stunden hat mir Herr Schmidt eine Organisation in Outlook nach Postfächern erklärt und eine darauf abgestimmte Papierablage. Weil anhand der praktischen Umsetzung direkt demonstriert war das für mich alles ganz einfach anwendbar. Danach war mein Büro aufgeräumt und das ist es bis heute! E-Mails werden seitdem automatisch vorsortiert, zugeordnet und delegiert. Outlook Mails organisieren ist heute ein Kinderspiel. Seitdem bestimme ich selbst, wann ich meine E-Mails checke ob ich sie sofort bearbeite, delegiere oder eine terminierte Aufgabe daraus mache. Was ich z.B. nie genutzt habe, ist mit Outlook Aufgaben verwalten. Diese Funktion, eingebunden in meine Gesamtorganisation, hilft mir heute ungemein. Mein Selbstmanagement und die Mitarbeiterführung haben sich dadurch verbessert.

Und Ihre Mitarbeiter?

Herr Schmidt kannte ja unsere Branche gar nicht. Mein Büroleiter war sehr skeptisch. Doch nach dem Coaching durch Herrn Schmidt konnte er die neuen Strukturen problemlos annehmen. Inzwischen arbeiten alle Mitarbeiter nach dem gleichen Procedere. Im nächsten Schritt haben wir dann die gesamten Arbeitsabläufe erfasst, eine Arbeitsplatzbeschreibung inklusive Ersatzregelungen bei Urlaub und Krankheit erstellt und somit eine klare Aufgabenverteilung und Teamorganisation geschaffen. Jeder weiß jetzt genau, was er zu tun hat. Schon dadurch ist alles viel entspannter geworden. Und Überstunden bauen wir systematisch ab.

Wie viele Treffen haben bislang stattgefunden?

Herr Schmidt hat bei uns inzwischen ein Dauermandat. Er ist sozusagen als Interim-Manager für den Innendienst, inklusive Personal Recruiting, tätig. Ich habe ihn für meine Mitarbeiter einen halben Tag pro Woche und für mich jeweils zwei Stunden im Monat  gebucht. Ich staune selbst, dass das ausreicht. Ich profitiere also von echten Managementleistungen. Die Zeiten, wo mir nachts ständig etwas einfiel, was noch dringend zu erledigen war, sind vorbei. Natürlich führe ich immer noch eine Firma, aber es wird nichts mehr vergessen, die Fehlerquote ist inzwischen extrem niedrig und dennoch brauche ich heute viel weniger zu kontrollieren als früher.

Wie sensibel geht Strukturgeber Schmidt mit bereits funktionierenden Abläufen und Strukturen um?

An meinen funktionierenden Außendienststrukturen hat er gar nichts verändert. Ab und an hinterfragt er mal persönliche Verhaltensweisen, zum Beispiel gegenüber Kunden und Verhandlungspartnern, wenn er meint, dass es anders besser funktionieren könnte. Damit eröffnet er einem neue Blickwinkel.

Gab es Reaktionen seitens Ihrer Mitarbeiter auf die Veränderungen in den Abläufen?

Das Feedback ist absolut positiv. Meine Mitarbeiter vertrauen Marc Schmidt. Sie wissen, dass sie sich auch an ihn wenden können, wenn es doch mal irgendwo hakt. Jeder hat seine Aufgabe, die Stimmung ist gut. Die Teamarbeit klappt und die Motivation ist viel höher als früher. Effizienter Arbeiten im Büro – funktioniert insbesondere bei guter Stimmung in der Mannschaft hervorragend.

Wie hoch ist die Arbeitszeiteinsparung, die Herr Schmidt erreichen konnte?

Schon das erste, eintägige Coaching hat mir persönlich geholfen, 20 Prozent meiner Arbeitszeit einzusparen. Und die habe ich tatsächlich in Freizeit umgewandelt. Die Zeitersparnis auf Seiten meiner Mitarbeiter liegt bei mindestens 15 Prozent. Auch hier haben die Veränderungen ja erstaunlich schnell gegriffen.

Und wie steht es seit der Betreuung durch Marc Schmidt um Ihren persönlichen Stressfaktor?

Ein Ziel war: Stress im Job abbauen. Und der hat tatsächlich massiv abgenommen.

Vielen Dank für das Gespräch!

 

*Die Kontaktdaten und vollständigen Namensangabe teilen wir Ihnen auf Anfrage gerne mit.