Ein erfolgreicher Unternehmer berichtet hier, wie wir durch die Optimierung von Arbeitsprozessen und der Ordnung am Arbeitsplatz, die Effektivität im gesamten Unternehmen gesteigert haben.

Ein Unternehmem im Bereich der Elektroanlagentechnik aus Hamburg deckt alle in Wohnungen und Gewerbebereich anfallenden Elektroarbeiten ab. Zusammen mit seinem Partner und unterstützt von einem großen Team findet Geschäftsführer Marco M.* passgenaue Lösungen – rund um Netzwerktechnik, Video-, Antennen-, Brand- und Einbruchs- sowie Kommunikationsanlagen. Marco M.* beauftragte „Strukturgeber“ Marc Schmidt. Warum und wofür?

Herr M., wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie?

Inklusive unserer acht Lehrlinge sind wir zurzeit 47. Wir haben zu zweit angefangen, haben die Firma mit fünf Mitarbeitern übernommen und eigentlich sollten es auch nur 20 werden. Aber weil wir gut sind, konnten wir kontinuierlich neue Kunden hinzugewinnen ohne bestehende Kunden zu verlieren.

Die Betreuungsschwerpunkte von „Strukturgeber“ Marc Schmidt sind u.a. Arbeitsprozesse verbessern, Führung und Organisation des Arbeitsplatzes. Was war Ihr konkreter Anlass, ihn zu beauftragen?

Es ist ja so: Die Auftragslage stimmt, anfangs läuft alles direkt und reibungslos, doch irgendwann merken Sie als Arbeitgeber plötzlich, dass etwas nicht mehr funktioniert. Sie arbeiten immer mehr, aber die Gewinnquote stagniert oder beginnt sogar zu fallen. Ein befreundeter Unternehmer, der mit ihm bereits beste Erfahrungen gesammelt hatte, hat uns dann Herrn Schmidt empfohlen. Und auf ihn haben wir uns eingelassen.

Und worin bestand sein Auftrag bei Ihnen?

Herr Schmidt hat anfangs nur Fragen gestellt – “Wie macht ihr dieses?”, “Wer ist zuständig?”, “Was passiert im Krankheitsfall?” und so weiter – und das Ganze dann an einem Whiteboard erfasst. Das dadurch offensichtliche Chaos war zunächst ziemlich deprimierend für uns. Plötzlich dämmert es einem, dass es so gar nicht funktionieren kann! Wegen des Unternehmenswachstums stockt irgendwann der Informationsfluss, weil völlig unklar ist, wer wem was mitzuteilen hat. Die zentrale Frage war also: Wie sind die Strukturen derzeit und wie müssen die Strukturen zukünftig aussehen? Es gilt also zunächst jede einzelne Position zu beleuchten und dann festzulegen und zu vermitteln, was man von demjenigen will, der diese Position ausfüllen soll. Das reicht von Urlaubsabsprache, Krankmeldung oder Arbeitsplatz Ordnung, bis hin zu Personalanzeige und Bewerbungsgespräch. Eine ziemliche Sisyphusarbeit, aber dadurch kann der Einzelne unseren Erwartungen ja auch erst entsprechen. Marc Schmidt unterstützt uns bei all dem und das macht er sehr geschickt.

Wie funktionierte die Übersetzung in die operative Ebene?

Herr Schmidt berät uns, sagt, was Sinn macht, zeigt Strukturen und mögliche Organigramme auf, aber die Umsetzung liegt bei uns. Wir gehen in kleinen Schritten vor, der Fahrplan ist jedoch klar. Sehr gut funktioniert es übrigens, die eigenen Mitarbeiter mit in die Überlegungen und Planungen einzubeziehen. Gewöhnungsbedürftig war es dagegen anfangs für uns, alle relevanten Absprachen, also sowohl die mit Herrn Schmidt, die zwischen uns und unseren Mitarbeitern als auch die aus den Treffen unserer vier Teams, zu protokollieren und feinmaschig zu dokumentieren. Erst dadurch kann man aber entspannt und doch ernsthaft nachverfolgen, welche Zielvereinbarungen getroffen wurden und inwieweit sie bereits umgesetzt sind.

In welchem zeitlichen Rahmen ist Herr Schmidt für Sie tätig?

Wir haben eine Art Begleitpaket vereinbart. Circa ein halbes Jahr lang haben wir uns wöchentlich zwei Stunden mit Herrn Schmidt getroffen. Inzwischen berät er uns uns nur noch alle 14 Tage.

Und wie steht es um die Auswirkungen seiner Beratung?

Die Erfolge sind tatsächlich schnell spürbar. Jeder weiß Bescheid und durch die Optimierung von Arbeitsprozessen, als auch der Optimierung von Abläufen, sind diese enorm schnell geworden. Zum Beispiel im Kundendienst, wo wir unter anderem für Wohnungsbaugesellschaften viele Aufgaben mit Verwaltern, Technikern und Hausmeistern koordinieren. Hier müssen die Abläufe optimal abgestimmt sein.

Haben sich betriebsintern auch die hierarchischen Strukturen geändert?

Ja. Damit jeder wieder weiß, wo er hingehört und was er zu machen hat, wurden diverse Strukturen neu eingezogen.

Gab es Reaktionen seitens Ihrer Mitarbeiter auf diese Veränderungen?

Anfangs hatten wir da gewisse Sorgen, aber unsere Mitarbeiter sind damit hervorragend klargekommen. Das zu beobachten, war sehr erfreulich.

Coacht Herr Schmidt auch einzelne Mitarbeiter von Ihnen?

Er hat sich mit Einzelnen in Sachen Ordnung am Arbeitsplatz, Arbeitsplatz optimieren, also vor allem Abläufe optimieren, Ablage sowie E-Mail – und Kalendernutzung, zusammengesetzt. Das hat gerade in Assistenzbereichen, wo es um sehr präzises Arbeiten geht, sensationell funktioniert.

Die Vermutung liegt nah, dass „Strukturgeber“ Schmidt über eine Art „Schaltplan für unternehmerischen Erfolg“ verfügt – worin besteht der?

Letztlich greift sein Gesamtkonzept, dass man sich mit wachsender Unternehmensgröße immer stärker um seine Mitarbeiter kümmern muss. Mein Aufgabengebiet als Geschäftsführer hat sich komplett verändert. Wir sind zwar eine Art Handwerksbetrieb, aber bei 47 Mitarbeitern geht es vor allem um Arbeitsmanagement und sinnvolle Anpassungen. Unser schönster Lohn: Die Projekte laufen jetzt sehr viel runder als vorher.

 Vielen Dank für das Gespräch!

 

*Die Kontaktdaten und vollständigen Namensangaben teilen wir Ihnen auf Anfrage gerne mit.