Einarbeitung neuer Mitarbeiter
sollten Sie nicht nebenbei erledigen!

danach beginnt die Einarbeitung der neuen MitarbeiterNeue Mitarbeiter zu finden ist schon schwer genug. In meiner Tätigkeit als Berater bin ich für meine Kunden immer wieder auf der Suche nach neuen Mitarbeitern. Gute Mitarbeiter zu finden ist sehr aufwändig, wird zunehmend schwieriger (Fachkräftemangel!) und ist sehr kostenintensiv.

Stellen Sie z.B. nach drei Monaten fest, dass Ihr neuer Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin nicht zu Ihrem Unternehmen passen, haben Sie z.B. bei einer Assistentin der Geschäftsführung ganz locker 8.000 EUR ausgegeben: für Stellenanzeige, Gehalt und Sozialabgaben. Die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter oder von Ihnen selbst für die notwendige Einarbeitung und Personalauswahl noch gar nicht mitgerechnet.

Umso schlimmer ist es, wenn die Einarbeitung dieser neuen Mitarbeiter fahrlässig vorgenommen oder gar dem Zufall überlassen wird. Gerade die Einarbeitungszeit ist immens wichtig für eine produktive und gute Zusammenarbeit mit den neuen Teammitgliedern.

In der Einarbeitungszeit entscheidet sich, ob Mitarbeiter zufrieden sind und bleiben oder bereits in der Einarbeitungsphase innerlich kündigen und wieder gehen werden. Ein nicht unerheblicher Teil aller Neueinstellungen scheitert bereits in dieser Phase. Daher gebe ich meinen Kunden immer ein paar gute Tipps für die Einarbeitungsphase. Hier ein kleiner Auszug:

Neue Mitarbeiter benötigen Feedback – gerade in der Einarbeitungsphase

Neue Mitarbeiter erwarten in der Anfangsphase Struktur, klare Vorgaben und permanentes Feedback. Besonders, wenn Arbeiten nicht zur Zufriedenheit des Vorgesetzten ausgeführt worden sind, wird der Mitarbeiter dankbar sein, wenn er auf Fehler aufmerksam gemacht wird. Gerade bei gut bezahlten Mitarbeitern steigt die Erwartungshaltung durch den Arbeitgeber immens an. Es wird erwartet, dass bei dem hohen Gehalt alles ab sofort fehlerfrei funktioniert. Das wird nicht passieren. Aber der neue Mitarbeiter muss auch erfahren, dass die Leistung noch nicht einwandfrei war. Oft genug passiert genau das nicht.

In der Einarbeitungsphase ist der Arbeitgeber daher gefordert, durch permanentes Feedback (positiv sowie negativ) immer wieder darauf hinzuweisen, ob die Richtung stimmt. Fatal wäre es, Wochen oder Monate zu warten, um dann im Anschluss den gesamten aufgestauten Frust loszuwerden. Der Mitarbeiter würde überhaupt nicht verstehen, was los ist. Denn wochenlang wartete man auf ein Feedback und es wurde nichts kritisiert. Klingt selbstverständlich, in der Realität trauen sich Führungskräfte oft aber auch nicht, Mitarbeiter zu verbessern. Oft unbegründet, denn in der Einarbeitungsphase erwarten die neuen Mitarbeiter eine Rückmeldung zu ihrer Arbeitsqualität.

Merke: Arbeiten ohne Feedback ist wie Fußballspielen ohne Kenntnis des Torstands.

Nach der Einarbeitungsphase die Zügel lockern – nicht anziehen

Nach meiner Erfahrung empfiehlt es sich, die Dinge am Anfang lieber strikter zu handhaben und später etwas zu lockern. Im Lauf der Zeit genauer zu werden ist bedeutend problematischer. Hierzu ein Beispiel: die Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie Ihren Aspiranten in der Einarbeitungsphase sagen, dass die Zeiten täglich notiert werden, werden Sie das als Selbstverständlichkeit hinnehmen. Führen Sie diese Regelung erst nach drei Monaten ein, werden die Mitarbeiter Ihr aufkommendes Misstrauen deutlich spüren.

Senken Sie Ihre Erwartungshaltung an neue Mitarbeiter

Ganz wichtig ist es, am Anfang nicht zu viel von Ihren neuen Mitarbeitern zu erwarten. Delegieren Sie weniger Aufgaben, aber mit klaren Vorgaben. Warten Sie, bis Ihre neuen Mitarbeiter Routine in der Aufgabenbearbeitung haben und diese nahezu fehlerfrei abarbeiten. Erst dann das Aufgabengebiet Ihrer neuen Mitarbeiter schrittweise erweitern und weitere Aufgaben übertragen.

Führungskräfte haben immer wieder die Denke, dass neue Mitarbeiter sofort alle Probleme lösen. Diese Einstellung ist falsch und führt eher zur Überforderungen und Unzufriedenheit auf beiden Seiten.

Um hier strukturiert vorzugehen, sollten Sie einen kurzen Einarbeitungsplan, auch für sich selber, erstellen. Hierin halten Sie kurz fest, welche Aufgaben Sie in welcher Reihenfolge delegieren wollen.

Gerade in der Einarbeitung: Gehört ist nicht immer verstanden

Und noch ein kleiner Tipp: Es hat sich immer wieder bewährt, wenn Sie Ihre neue Mitarbeiter darum bitten, alle Informationen, die Sie mündlich geben, aufzuschreiben und zu dokumentieren. Später können Sie diese Notizen zur Kontrolle lesen und darauf hinweisen, was noch nicht fehlerfrei verstanden wurde. Treten Fehler auf, prüfen Sie die Dokumentation, um zu sehen, ob durch eine Änderung der Abläufe diese Fehler vermieden werden könnten.

Letzter Tipp zum guten Start der Einarbeitungsphase

Ein kleiner Blumenstrauß zur Begrüßung (bei den Damen) und ein eingerichteter Arbeitsplatz, mit Login und Passwort, wirken Wunder.

Und jetzt: einen guten Start!

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Über den Strukturgeber

Experte für Zeitmanagement Marc Schmidt

Marc Schmidt – Gründer, erfolgreicher Unternehmer und heute Berater in Hamburg. Trainiert Unternehmer und Führungskräfte in Fragen effektiver Unternehmensführung. Für seine Kunden ist er immer wieder auf der Suche nach guten Mitarbeitern. In der Praxis endet die Einstellung oft mit der Unterschrift. Aber nicht nur die Personalauswahl ist wichtig, sondern auch die neuen Mitarbeiter zu unterstützen, bestmöglich zu arbeiten.

Marc Schmidt