Was ist es nicht für ein leidiges Thema? Sind die Schreibtische einmal aufgeräumt, verzweifeln die Menschen oft an den Schränken und Regalen, die den Schreibtisch umgeben. Ordnung im Büro? Meist nur bekannt aus den Erzählungen entfernter Bekannter.

In meiner Laufbahn als Unternehmer, war ich immer wieder mit dieser Frage beschäftigt. Eine Maßnahme, die sehr erfolgreich funktioniert hat: Halten Sie das Platzangebot an Archivfläche gering. Denn keine Maßnahmen verschafft leichter Ordnung im Büro als ein knappes Platzangebot an Lagerfläche für Dokumente und Ordner.

Bei nur wenig verfügbaren Platz, trennen sich Ihre Mitarbeiter automatisch von den nicht so wichtigen Dokumenten, Ordnern und Katalogen. Der Sortierprozess findet also dauerhaft statt. Eine wichtige Voraussetzung damit Ordnung halten funktionieren kann.

Ordnung schaffen – durch kurze Regale?

Den entscheidenden Impuls habe ich in einem Buch über die Wiederauferstehung von Porsche erhalten. Wie allgemein bekannt, wurde Porsche zu einem der effizientesten Autobauer der Welt. Eine Vielzahl von Maßnahmen half dabei. Aber sehr entscheidend war die Art und Weise wie die Produktion und Fertigung umgestellt wurde. Hierzu hatte Porsche einen japanischen Lean Meister eingeladen. Der wies den damaligen Vorstand Wiedekind an, alle Regale ab 1,30m Höhe zu kürzen. Um das Ziel Ordnung schaffen zu erreichen, eine sehr sinnvolle Maßnahme.

Denn welche Dinge liegen schon über dieser Höhe? Meist nur Sachen, die nicht mehr benötigt werden. Ohne Leiter kommt hier niemand ran, die Dinge sind außerhalb der Sichtweite und geraten so schnell in Vergessenheit.

Seitdem setzte ich z.B. keine Rollcontainer mehr ein, die so tief wie der Schreibtisch sind. Lediglich die kurze Version kommt zum Einsatz. Denn im hinteren Teil solcher Schubladen ist Ordnung halten eine wirkliche Herausforderung.

Das Thema Ordnung Büro mag von vielen belächelt werden. Es ist jedoch ein entscheidender Aspekt, um Unternehmen effizienter zu machen. Bei einem anderen Autobauer gingen in den Produktionshallen sogar ganze Autos verloren. Diese wurde innerhalb kürzester Zeit von Paletten zugestellt und waren dann, bis zu einer großen Aufräumaktion einige Monate später, ersteinmal verloren.

Schaffen Sie also Strukturen und Rahmenbedingungen, die Sie dabei unterstützen, diese Ziele zu erreichen. Lassen Sie alles wie bisher und versuchen lediglich die Menschen zu ändern, werden Sie Ihre Ziele kaum erreichen.

Marc Schmidt